प्राइवेसी पॉलिसी

यह पॉलिसी उन संभावित छात्रों और उनके माता-पिता या अभिभावकों पर लागू होती है, जो हमारी वेबसाइट, फ़ॉर्म, WhatsApp लाइन या कैंपस काउंसलिंग डेस्क का उपयोग करते हैं; उन नामांकित छात्रों और माता-पिता पर, जो स्टूडेंट और पेरेंट पोर्टल का उपयोग करते हैं; और उन विज़िटर्स पर, जो सिर्फ़ साइट ब्राउज़ करते हैं। जहाँ छात्र 18 वर्ष से कम आयु का है, वहाँ हम DPDP अधिनियम के अनुसार माता-पिता या क़ानूनी अभिभावक की सत्यापन-योग्य सहमति से ही डेटा एकत्र और प्रोसेस करते हैं।

हम केवल उतनी ही जानकारी लेते हैं, जितनी आपकी पूछताछ का जवाब देने या प्रोग्राम चलाने के लिए ज़रूरी है:

• पूछताछ और बुकिंग फ़ॉर्म (कॉलबैक, डेमो क्लास, बैच डायग्नोस्टिक, BOH रजिस्ट्रेशन, डाउनलोड, संपर्क): नाम, मोबाइल नंबर, ईमेल, वर्तमान कक्षा, लक्ष्य परीक्षा, पसंदीदा कैंपस, कोर्स, आपका संदेश और वह पेज, जहाँ से आपने फ़ॉर्म भेजा।
• एडमिशन और नामांकन: छात्र और माता-पिता की पहचान से जुड़ी जानकारी, पता, जन्मतिथि, स्कूल और बोर्ड, मार्कशीट, फ़ोटो, हॉस्टल में रहने वालों के लिए मेडिकल फ़िटनेस सर्टिफ़िकेट, आपातकालीन संपर्क और फ़ीस भुगतान के संदर्भ।
• पोर्टल का उपयोग: अटेंडेंस, टेस्ट स्कोर, डाउट-स्लॉट बुकिंग, देखे गए लेक्चर और हॉस्टल इन/आउट लॉग।
• तकनीकी डेटा: IP एड्रेस, ब्राउज़र का प्रकार, डिवाइस, रेफ़र करने वाला पेज और कैंपेन टैग (UTM पैरामीटर), जो साइट पर आने पर अपने-आप एकत्र होते हैं।
• संवाद: हमारे काउंसलर और वार्डन के साथ हुई कॉल के नोट्स, WhatsApp और SMS संदेश।

हम वेबसाइट के ज़रिए जानबूझकर कोई संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा — जैसे जाति, धर्म, बायोमेट्रिक टेम्पलेट या बैंक खाता नंबर — एकत्र नहीं करते। जहाँ हॉस्टल में बायोमेट्रिक एंट्री का उपयोग होता है, वह डेटा केवल कैंपस के डिवाइस पर रहता है और कभी वेबसाइट पर नहीं भेजा जाता।

• आपको जवाब देने के लिए — आपकी पूछताछ, डेमो सीट, डायग्नोस्टिक टेस्ट या माँगे गए डाउनलोड के बारे में कॉल या मैसेज करना (सहमति, और आपकी माँगी गई सेवा देना)।
• प्रोग्राम चलाने के लिए — टाइमटेबल, टेस्ट, प्रोग्रेस रिपोर्ट, हॉस्टल की निगरानी, फ़ीस रसीदें, माता-पिता को अपडेट और रिफ़ंड (नामांकन अनुबंध का पालन)।
• सुरक्षा और कल्याण — आपातकालीन संपर्क, मेडिकल एस्केलेशन और एंटी-रैगिंग नियमों का पालन (DPDP अधिनियम द्वारा अनुमत, नाबालिग की सुरक्षा के लिए वैध उपयोग)।
• क़ानूनी दायित्व — टैक्स इनवॉइस, वैधानिक रिकॉर्ड और अधिकारियों के वैध अनुरोधों का जवाब।
• वेबसाइट को बेहतर बनाने के लिए — कौन-से पेज और फ़ॉर्म इस्तेमाल होते हैं, इस पर समेकित एनालिटिक्स (जहाँ लागू हो, कुकी बैनर के ज़रिए सहमति)।
• मार्केटिंग — एडमिशन अपडेट, BOH टेस्ट की तारीख़ें और स्कॉलरशिप की ख़बरें, केवल तभी जब आपने इसके लिए ऑप्ट-इन किया हो; आप कभी भी STOP लिखकर जवाब देकर या हमें ईमेल करके ऑप्ट-आउट कर सकते हैं।

इस साइट के हर फ़ॉर्म पर, सबमिट बटन के पास, लिखा होता है कि हम आपके डेटा का उपयोग किस लिए करेंगे। फ़ॉर्म सबमिट करना उसी उद्देश्य के लिए आपकी सहमति है। 18 वर्ष से कम आयु के छात्रों के लिए हमारा अनुरोध है कि माता-पिता या अभिभावक ही फ़ॉर्म भरें या पहली काउंसलिंग कॉल पर सहमति की पुष्टि करें।

आप कभी भी privacy@aspireiitmedical.com पर ईमेल करके या हेल्पडेस्क को मैसेज करके अपनी सहमति वापस ले सकते हैं। सहमति वापस लेने से पहले हो चुकी प्रोसेसिंग पर इसका कोई असर नहीं पड़ता, और क़ानूनी दायित्व पूरे करने के लिए हमें कुछ रिकॉर्ड (जैसे फ़ीस रसीदें) फिर भी रखने पड़ सकते हैं।

हम व्यक्तिगत डेटा कभी नहीं बेचते। हम इसे केवल इनके साथ साझा करते हैं:

• सेवा प्रदाता, जो हमारे निर्देशों पर काम करते हैं — भारत में क्लाउड होस्टिंग, SMS और WhatsApp मैसेजिंग गेटवे, ऑनलाइन टेस्ट प्लेटफ़ॉर्म, पेमेंट गेटवे और EMI प्लान के लिए आपके चुने हुए एजुकेशन-फ़ाइनेंसिंग पार्टनर।
• कैंपस पार्टनर — धर्मशाला और कुल्लू के पार्टनर हॉस्टल और वे ज़ोनल अस्पताल, जहाँ हम मेडिकल मामले भेजते हैं; केवल उतना डेटा, जितना बोर्डिंग और इलाज के लिए ज़रूरी है।
• अधिकारी — जब क़ानून या अदालती आदेश के तहत ज़रूरी हो, या किसी छात्र की सुरक्षा के लिए।

हर प्रोसेसर एक लिखित अनुबंध से बँधा है कि वह डेटा का उपयोग केवल तय उद्देश्य के लिए करेगा और उचित सुरक्षा उपायों से उसकी रक्षा करेगा।

वेबसाइट फ़ॉर्म की सुरक्षा के लिए एक अनिवार्य सेशन कुकी का उपयोग करती है और, आपकी स्वीकृति मिलने पर, एनालिटिक्स कुकीज़ (Google Analytics 4, Microsoft Clarity) तथा विज्ञापन पिक्सेल (Meta, Google Ads) का उपयोग करती है, जिनसे हमें समझ आता है कि कौन-से पेज उपयोगी हैं और एडमिशन कैंपेन का असर मापा जा सके। एनालिटिक्स डेटा समेकित रूप में रहता है और IP एड्रेस का आख़िरी हिस्सा हटा दिया जाता है। आप बैनर में गैर-ज़रूरी कुकीज़ अस्वीकार कर सकते हैं, बाद में फ़ुटर लिंक से अपनी पसंद बदल सकते हैं या अपने ब्राउज़र में कुकीज़ ब्लॉक कर सकते हैं; साइट इनके बिना भी पूरी तरह काम करती है।

• ऐसी पूछताछ, जिनसे नामांकन नहीं हुआ: अंतिम संपर्क से 24 महीने तक, फिर डिलीट या गुमनाम कर दी जाती हैं।
• नामांकित छात्र: प्रोग्राम की पूरी अवधि और उसके बाद 8 वर्ष तक — शैक्षणिक रिकॉर्ड, फ़ीस रसीदों और वैधानिक उद्देश्यों के लिए।
• हॉस्टल इन/आउट लॉग और CCTV फ़ुटेज: 90 दिन, जब तक किसी घटना की जाँच के लिए ज़रूरी न हो।
• मार्केटिंग सहमति के रिकॉर्ड: जब तक आप सहमति वापस न लें, और उसके बाद सहमति के प्रमाण के रूप में 3 वर्ष और।

DPDP अधिनियम के तहत आप (या नाबालिग की ओर से माता-पिता) हमसे अनुरोध कर सकते हैं:

• हमारे पास मौजूद आपके व्यक्तिगत डेटा और उसके उपयोग का सारांश देखने के लिए;
• गलत या अधूरे डेटा को सुधारने या अपडेट करने के लिए;
• ऐसे डेटा को मिटाने के लिए, जो उस उद्देश्य के लिए अब ज़रूरी नहीं है जिसके लिए उसे लिया गया था (क़ानूनी रूप से रखने की अनिवार्यता के अधीन);
• मार्केटिंग या एनालिटिक्स के लिए सहमति वापस लेने के लिए;
• अपनी ओर से इन अधिकारों का उपयोग करने के लिए किसी अन्य व्यक्ति को नामित करने के लिए;
• हमारे शिकायत अधिकारी के पास शिकायत दर्ज करने के लिए और, समाधान न होने पर, भारतीय डेटा संरक्षण बोर्ड के पास।

हम 30 दिनों के भीतर जवाब देते हैं। पहचान सत्यापित करने के लिए हम पंजीकृत मोबाइल नंबर या OTP माँग सकते हैं।

डेटा भारत में स्थित सर्वर पर रखा जाता है — ट्रांज़िट (TLS) और स्टोरेज, दोनों में एन्क्रिप्शन, स्टाफ़ के लिए भूमिका-आधारित एक्सेस, पोर्टल एक्सेस के ऑडिट लॉग और सालाना सुरक्षा समीक्षा के साथ। काउंसलर केवल अपने कैंपस को सौंपी गई पूछताछ ही देख सकते हैं। व्यक्तिगत डेटा में सेंध की दुर्लभ स्थिति में, हम क़ानून के अनुसार प्रभावित व्यक्तियों और डेटा संरक्षण बोर्ड को सूचित करेंगे।

हमारे ज़्यादातर छात्र नाबालिग हैं। हम बच्चों को निशाना बनाकर व्यवहार-आधारित विज्ञापन नहीं चलाते, थर्ड-पार्टी ऐप्स पर छात्रों को ट्रैक नहीं करते, और पोर्टल डेटा केवल छात्र, उनके पंजीकृत माता-पिता या अभिभावक और उनके लिए ज़िम्मेदार फैकल्टी तक सीमित रखते हैं। माता-पिता पेरेंट पोर्टल या शिकायत अधिकारी के ज़रिए कभी भी अपने बच्चे का रिकॉर्ड देख सकते हैं और उसमें सुधार का अनुरोध कर सकते हैं।

DPDP अधिनियम और IT नियमों के अनुसार, हमारे शिकायत अधिकारी हैं:

श्री विक्रम ठाकुर, रजिस्ट्रार एवं शिकायत अधिकारी
Aspire IIT & Medical, BCS चौक के पास, न्यू शिमला, हिमाचल प्रदेश 171009
ईमेल: privacy@aspireiitmedical.com · फ़ोन: +91 98166 23676 (सोम–शनि, सुबह 10:00 – शाम 5:00 बजे)

हम हर शिकायत की प्राप्ति 48 घंटों के भीतर स्वीकार करते हैं और 30 दिनों के भीतर उसका समाधान करने का प्रयास करते हैं।

हम इस पॉलिसी की समीक्षा साल में कम से कम एक बार करते हैं, और तब भी जब क़ानून या हमारी सेवाओं में बदलाव हो। महत्वपूर्ण बदलावों की घोषणा इसी पेज पर, और नामांकित परिवारों के लिए पेरेंट पोर्टल पर भी, की जाती है। सबसे ऊपर दी गई “अंतिम समीक्षा” की तारीख़ बताती है कि इसे आख़िरी बार कब अपडेट किया गया था।